FAQ om

1. Personaløkonomi

Hva er personaløkonomi?

Personaløkonomi er økonomisering (eller husholdning) med personalet (de ansatte).

Personaløkonomi er et fagområde i grenselandet mellom det personalfaglige og det økonomiske. I personaløkonomien koples de to fagområdene sammen.

På hvilke områder brukes personaløkonomien?

Personaløkonomi brukes på alle områder som angår mennesker og deres forhold til organisasjoner (bedrifter, offentlige virksomheter osv.) og der mennesker er involvert i arbeidsprosessene, for eksempel personalomsetning, kompetanseutvikling, arbeidsmiljø, omstilling, produktivitetsutvikling, effektivisering osv.

Hva er kompetanseøkonomi?

Kompetanseøkonomi er et spesialområde av personaløkonomi. Kompetanseøkonomi er økonomisering (eller husholdning) med kompetansen i virksomheten eller bedriften. I kompetanseøkonomisk sammenheng tenker vi langsiktig. Det innebærer et investeringsperspektiv på kompetanseutvikling.

Hvordan praktiseres kompetanseøkonomi?

Kompetanseøkonomi praktiseres særlig i tilknytning til jobbrettet kompetanseutvikling.

For det første er det interessant å finne ut hvilken avkastning et kompetanseutviklingstiltak kan forventes å få og når tid nytten av investeringen balanserer med kostnadene, den såkalte tilbakebetalingstiden (payback) før kompetansetiltaket iverksettes. Til å finne ut dette bruker vi enten en programvare vi har kalt RESULTATOR. Den beregner forventet nåverdi av kostnader og nytte, forventet resultat, forventet avkastning og forventet tilbakebetalingstid (når vi gjør en forkalkyle). Det er også mulig å bruke et Excel regneark som verktøy for slike kalkyler.

For det andre er det fornuftig å evaluere resultatene for virksomheten/bedriften av opplæringstiltak en tid etter at de er gjennomført. Også her er RESULTATOR (eller regnearket) verktøyet som hjelper oss til å gjøre kalkulasjonen med tilsvarende beregninger som ovenfor.

I tillegg har ECONman utviklet et prosessverktøy som vi kaller ”Verdiøkende Samtale”. Det hjelper bedriftene til å få involvering, engasjement og resultatorientert atferd før en eller flere ansatte skal gjennomføre jobbrettet kompetanseutvikling. (Mer om Verdiøkende Samtale nedenfor.)

Hvor finner jeg informasjon/dokumentasjon om personaløkonomi/ kompetanseøkonomi/arbeidsmiljøøkonomi?

Det finnes mye litteratur på engelsk og svensk. I Norge har Arne Sandervang skrevet fire hefter om personaløkonomi ”Personaløkonomi …for helhetens skyld” som kom ut på Kommuneforlaget i 1997og boken ”Humankapital & kompetanseøkonomi. Investering i kompetanse og utvikling av humankapitalen.” som kom ut på Kommuneforlaget i 2001. Bestilles fra www.kommuneforlaget.no.

Finnes det noen tilbud om opplæring i personaløkonomi/ kompetanseøkonomi?

Ja, ECONman Personaløkonomisk Senter tilbyr opplæring, både bedriftsinternt og i form av åpne kurs så snart et tilstrekkelig antall deltakere er påmeldt og lokalisert hvor som helst i landet.

2. Økonomi

RESULTATOR er et verktøy som er bygd opp med utgangspunkt i økonomiske modeller og inneholder formler som benyttes innenfor det økonomiske fagfeltet. Det er ikke nødvendig for bruken av RESULTATOR å kjenne verken formler eller modeller men brukeren må vite hva instrumentet forteller oss når det er i bruk. Derfor presenterer vi denne korte introduksjonen til de aktuelle økonomiske begreper og betegnelser.

Hva er en kalkyle/kostnyttekalkyle?

En kalkulasjon eller kostnyttekalkyle er en metode for å sammenstille og – i den grad det er mulig – kvantifisere innsatsfaktorer (i vid forstand) på den ene side og gevinster (i vid forstand) på den annen side i forbindelse med kompetansetiltak. Kalkulasjon før tiltaket iverksettes kalles forkalkyle. Kalkulasjon etter at tiltaket har virket en tid, kalles etterkalkyle.

Hva er en forkalkyle?

En forkalkyle er en forventning til de økonomiske konsekvensene av et eller annet tiltak før tiltaket besluttes iverksatt eller gjennomført. Kostnads- og nyttefaktorene tallfestes (kvantifiseres) og kalkylen gir svar på hvilket resultat, hvilken avkastning og hvilken tilbakebetalingstid vi kan forvente.

Forkalkyler gjennomføres for å vurdere lønnsomheten i kompetansetiltak før tiltakene gjennomføres. Det er forventninger til kostnadene, nytten og resultatene, avkastningen og tilbakebetalingstiden som inngår i en forkalkyle.

Hva er en etterkalkyle?

En etterkalkyle er en beregning av de økonomiske konsekvensene av et eller annet tiltak etter at det har virket en viss tid.

Etterkalkyler gjennomføres for å evaluere lønnsomheten i kompetansetiltak etter at tiltakene er gjennomført og har virket en viss tid. Det er faktiske kostnader og nytte og resultater som inngår i en etterkalkyle.

Hva er en kostnytteanalyse?

En kostnytteanalyse er en vurdering av sammenhengen mellom innsatsfaktorer på den ene side og gevinster på den annen side basert på kostnyttekalkyle, nåverdi- og følsomhetsanalyse for et kompetansetiltak.

Hva er kalkulasjonsrente?

Kalkulasjonsrente er den rentesats som benyttes for å få en tilfredsstillende avkastning på investert kapital under hensyn til hva man ellers kunne ha fått i avkastning dersom pengene hadde vært brukt til andre formål, for eksempel aksjer, obligasjoner, banksparing etc. Kalkulasjonsrente er nødvendig å legge inn i RESULTATOR for å kunne gjøre nåverdiberegninger.

Hva er en investering?

En investering er en økonomisk disposisjon som virksomheten foretar og som medfører forskjeller i inn- og utbetalingsstrømmer, eller sagt med andre ord; en kapitalsatsning som gir avkastning (negativ eller positiv) over lang tid.

Hva er nåverdi?

Nåverdi er verdien av kompetanseinvesteringens fremtidige betalingskonsekvenser (nytte i forhold til kostnader) omregnet til dagens kroneverdi.

Hva er avkastning?

Avkastning er et mål på hvor meget en virksomhet får tilbake for hver krone som blir satset på kompetansetiltak. Avkastning blir enten angitt som et desimaltall for eksempel 1,25 eller i prosent for eksempel 125 %.

Hva er payback (tilbakebetalingstid)?

Payback eller tilbakebetalingstid er den tiden det tar før nåverdien av nytten av et kompetansetiltak balanserer nåverdien av kostnadene for det samme tiltaket.

Hva er sensitivitetsanalyse (følsomhetsanalyse):

Nå det er knyttet særlig stor usikkerhet til de forventede nytteelementer, er det naturlig å foreta såkalt følsomhetsanalyse eller sensitivitetsanalyse. Det er analyser hvor man undersøker hvor følsom en kalkyle er for eventuelle endringer i de faktorer som kalkylen omfatter, for eksempel endringer i ett eller flere nytteelementer.

3. Dataverktøyene RESULTATOR og Potensial1

Hva er RESULTATOR?

RESULTATOR er et dataprogram for å beregne kostnytte, resultat, avkastning og tilbakebetalingstid for Kompetansetiltak –som forkalkyler og/eller som etterkalkyler.

Hva brukes RESULTATOR til og hvem bruker den?

RESULTATOR brukes som et hjelpemiddel når

1. bedrifter eller andre virksomheter skal finne ut om kompetansetiltak er lønnsomme å satse på eller ved valg mellom forskjellige kompetansetiltak eller forskjellige leverandører av slike tiltak

2. konsulenter og rådgivere skal dokumentere lønnsomheten i sine tilbud på kompetanseutvikling til kundene

3. resultatene av kompetanseutviklingen skal evalueres..

Hva gjør RESULTATOR for meg?

RESULTATOR gjør beregningsjobben og viser deg de økonomiske konsekvensene før og etter kompetanseutviklingstiltak.

Hvem har brukt RESULTATOR tidligere – referanser?

RESULTATOR er et helt nyutviklet norsk verktøy som ennå ikke er brukt i praksis. Det er imidlertid kvalitetstestet av ECONman. Du har nå sjansen til å bli blant First Users av dette viktige hjelpemiddelet for proaktiv kompetanseøkonomisk praksis.

Metodikken er imidlertid testet og velprøvd, spesielt i USA, Sverige og Finland. Boken ”Humankapital & kompetanseøkonomi. Investering i kompetanse og synliggjøring av humankapitalen” skrevet av Arne Sandervang og Erik Skalstad og utkommet på Kommuneforlaget i 2001, beskriver både det teoretiske grunnlaget for kompetanseøkonomisk praksis og et eksempel på hvordan kalkyler kan brukes for å finne avkastning på investeringer (Return On Investment – ROI) i kompetanseutvikling og hvor lang tid det tar før nytten overstiger investeringene, såkalt tilbakebetalingstid (pay-back tid).

4. Potensial1

Hva er Potensial1?

Potensial1 er et verktøy for økonomisk analyse av ulike forandringer i arbeidsforhold.

Forandringer i arbeidsforhold kan ha for eksempel arbeidsmiljømessige eller strategiske årsaker. Det kan også ha sammenheng med sikkerhet eller beslutninger fremtvunget av den økonomiske situasjonen. Forandringene kan for eksempel gjelde arbeidsmiljø eller arbeidsorganisasjon, det kan være tiltak i forbindelse med velferdstiltak, personalutvikling eller tiltak for å redusere personalomsetningen og fravær av forskjellige slag. Den økonomiske analysen er alltid en svært viktig del av beslutningsgrunnlaget.

Hva brukes Potensial1 til og hvem bruker den?

Potensial1 brukes som et hjelpemiddel når

bedrifter eller andre virksomheter skal finne ut om forandringer i arbeidsforhold er lønnsomme

du med rimelig innsats skal gjøre en bra økonomisk kalkyle ved å kvantifisere (tallfeste) en rekke faktorer som har vesentlig betydning for inntekts- og kostnadssiden

Hva gjør Potensial1 for meg?

Potensial1 gir en metode og en støtte for å gjøre økonomiske kalkyler som viser hvilket økonomisk potensial konsekvensene av ulike forandringer i arbeidsforhold innebærer. Potensial1 hjelper deg med nøkkeltall og kalkyler.

Hvem har brukt Potensial1 tidligere – referanser?

Metodikken er testet og velprøvd. Metoden bygger på forskning i Sverige og ved Svenska Handelshögskolan i Helsingfors.

Både i Sverige og Finland har beregninger vært utført i hundrevis av situasjoner i forskjellige virksomheter, både for å gjøre forkalkyler og for å fastslå effekter av gjennomførte forandringer i etterkant

5. Prosessverktøyet Verdiøkende Samtale

Hva er Verdiøkende Samtale?

En Verdiøkende Samtale er en dialog mellom to eller flere personer som skal vurdere forbruk av ressurser i forhold til nytte for ett eller flere kompetansetiltak.

Dette er en type samtaler som vil bidra til å:

· synliggjøre totale kostnader og potensiell nytte i forbindelse med kompetansetiltak,

· bevisstgjøre alle ansatte på det økonomiske perspektivet knyttet til kompetanseutvikling, herunder også investeringsperspektivet,

· gjøre valget mellom forskjellige tiltak mer rasjonelt enn ellers fordi det blir basert på forventninger til avkastning og eventuelt tilbakebetalingstiden,

· effektivisere kompetansetiltakenes økonomiske betydning for virksomheten,

· bedre økonomien for virksomheten på lang sikt.

Hvorfor skal vi ta i bruk Verdiøkende Samtale?

Verdiøkende Samtale er et viktig hjelpemiddel for å forbedre effektene av opplæringen i form av resultater for virksomheten. Samtalen skal ikke bare fange opp de økonomiske konsekvensene av tiltaket. Det er svært viktig å ha med helhetsperspektivet, herunder. også andre effekter enn de økonomiske konsekvensene.

Hva er formålet med Verdiøkende Samtale?

Formålet med Verdiøkende Samtale inneholder fire elementer:

· Utvikle og forbedre resultatkulturen og resultatstyringen i virksomheten til å omfatte også kompetanseutvikling

· Forbedre produktiviteten og effektiviteten i virksomheten

· Bidra til et helhetlig perspektiv på de ansattes kompetanse som verdidriver

· Forbedre muligheten for de ansatte til å oppnå effekter av kompetansetiltakene i et samarbeid med sine ledere

Hvem skal gjennomføre Verdiøkende Samtale og hvor skal den gjennomføres?

Det er for eksempel deltakere i opplæringstiltak, konsulenter og rådgivere, ledere, personal- og opplæringsansvarlige m.fl. som er brukere av Verdiøkende Samtale. De ønsker alle at virksomheten i praksis skal oppnå optimale resultater av kompetansetiltak.

Verdiøkende Samtale kan gjennomføres på flere nivåer i organisasjonen:

Strategisk nivå, som angir overordnede vurderinger og vedtak om omfattende kompetansetiltak for hele virksomheten. Eksempel kan være opplæring av alle ansatte for å bedre standarden på områder som har med helse, miljø og sikkerhet å gjøre.

Operativt nivå, som angår enkeltstående eller gruppevise tiltak for bedring av kompetansen, ofte initiert av ledere eller andre på operativt nivå i virksomheten. Eksempel kan være prosjektlederutdanning for å bedre produktiviteten og redusere sykefraværet i en avdeling.

Taktisk nivå, som gjelder vurdering av hvilke kompetansetiltak som skal gjennomføres avhengig av avkastning. De forskjellige foreslåtte opplæringstiltak vurderes opp mot hverandre, enten innenfor en budsjettramme eller som et innspill til budsjettet. Eksempel kan være vurdering av kompetanseplan.

I forbindelse med selve opplæringstiltaket, der de personene som deltar legger grunnlaget for å ta ut effektene av tiltaket i egen virksomhet. Eksempel kan være ved oppstart og/eller avslutning av prosjektlederutdanning.

Resultater, som gjelder de effektene kompetansetiltaket har på forskjellige måter i virksomheten. Det handler om oppfølging og evaluering av tiltaket. Evalueringen gir ledere og andre nyttige erfaringer som grunnlag for fremtidig planlegging av nye kompetansetiltak. Eksempel kan være ca ¾ år etter at opplæring av elektromontører er gjennomført.

Gjennom hele prosessen benytter deltakerne seg av RESULTATOR enten for å gjøre forkalkyle eller for å evaluere resultatene i form av etterkalkyle.

Hva er innholdet i en Verdiøkende Samtale?

Hovedinnholdet i en Verdiøkende Samtale før beslutning om kompetanseutvikling blir tatt, er følgende (det grå feltet indikerer hvor RESULTATOR skal brukes):

· en kortfattet beskrivelse av forslaget til forbedring av kompetansen

· beskrivelse av konsekvensene dersom virksomheten ikke gjør noe med den aktuelle kompetansemangelen (det såkalte 0-alternativet)

· kvantifisering og kalkyle av 0-alternativet (kostnadskalkyle)

· beskrivelse av formålet og eventuelle delmål for kompetansetiltaket (forkalkyle)

· forventede omtrentlige kostnader for kompetansetiltaket (forkalkyle)

· forventet omtrentlig nytte av kompetansetiltaket (forkalkyle)

· forventet omtrentlig avkastning av tiltaket samt sannsynlig tilbakebetalingstid (forkalkyle).

På taktisk nivå vurderes de forskjellige forslag til kompetansetiltak som kommer fra strategisk og operativt nivå opp mot hverandre med hensyn til avkastning og tilbakebetalingstid. Tiltak med høyest sannsynlige økonomiske avkastning prioriteres først under forutsetning av at ikke andre hensyn teller tyngre.

I forkant og etterkant av opplæringen anbefaler vi også at det gjennomføres Verdiøkende Samtale i et samarbeid mellom de ledere og medarbeidere som tiltaket berører og leverandøren av opplæringstiltaket. Virksomheter som kjøper kompetansetjenester på markedet, bør stille krav til leverandører at de bidrar til fokus på avkastning av opplæringstiltak gjennom Verdiøkende Samtale og kostnytteberegninger. Dette vil i fremtiden bli et kvalitetskrav til tjenesteleverandører innen kompetanseutvikling og konsulenttjenester.

Hovedinnholdet i Verdiøkende Samtale i forbindelse med resultater og effektmålinger er følgende:

· evaluering av effektene av kompetansetiltaket med utgangspunkt i etterkalkyle:

· faktiske kostnader for kompetansetiltaket

· faktisk nytte av kompetansetiltaket

· faktisk avkastning og tilbakebetalingstid av

· eventuelle behov for ytterligere opplæring med forslag til tiltak

· tilbakemelding til ledere på strategisk og/eller operativt nivå om resultatene av effektmålingene.