Kortfattet orientering om Personalomsetningsøkonomi

Innledning

Dette er en kortfattet orientering om personalomsetningsøkonomi. Dersom du ønsker en mer helhetlig informasjon med eksempel osv. anbefaler vi at du kjøper heftet ”Personaløkonomi …for helhetens skyld. Personalomsetningsøkonomi” skrever av Arne Sandervang og utgitt på Kommuneforlaget (www.kommuneforlaget.no) .

Definisjoner

”Personalomsetning” inkluderer

· avviklingskostnader for medarbeidere som slutter

· anskaffelseskostnader ved rekruttering av nye medarbeidere

· opplæringskostnader for introduksjon på arbeidsplassen og for opplæring i jobben.

Personalomsetningsøkonomi er husholdning (økonomisering) med menneskelige ressurser på rett måte når ansatte skal slutte, rekrutteres og læres opp til den jobben de er rekruttert for å utføre.

Begrunnelse

Personalomsetningsøkonomisk praksis er viktig fordi den

• synliggjør det langsiktige økonomiske perspektivet ved anskaffelse av ny humankapital
• øker oppmerksomheten på de økonomiske aspekter ved personalomsetning eller turnover av humankapital
• gir bedre og klokere disponering av midler til personalomsetning
• bidrar til bedre forståelse for prioriteringer og beslutninger når ansatte slutter og begynner
• på lang sikt forbedrer og styrker virksomhetens økonomi (investeringsperspektivet).

Personalomsetningsøkonomisk tenkemåte og praksis bidrar til at virksomheten får optimalisert sin personalomsetning i faglig og økonomisk forstand.

Hvilke personer og hvilken kompetanse virksomheten anskaffer har direkte og indirekte betydning for produktivitet og bedriftsøkonomisk lønnsomhet. Derfor bør personalomsetningsøkonomi være et selvsagt verktøy for alle virksomheter.

Praktiske råd
Det er to forhold som skal avklares før kalkylen kan gjennomføres.

1. Utgangspunktet for kalkylen, herunder

· hensikten med kalkylen?

· tidsperspektivet?

· hvilke kostnader skal tas med?

· skal dere benytte standardkostnader der det ikke foreligger konkrete tall?

· skal dere dele de ansatte inn i grupper avhengig av personalkategori?

· skal kalkylen bare omfatte ekstern personalomsetning?

· skal det skilles mellom omsetnings- og ekspansjonsrekruttering?

2. Databehovet for å kunne gjennomføre en kalkyle, herunder data for å kunne identifisere

· avviklingskostnader for medarbeidere som slutter

· anskaffelseskostnader ved rekruttering av nye medarbeidere

· opplæringskostnader for introduksjon på arbeidsplassen og for opplæring i jobben.

Indikatorer

Det kreves forskjellige indikatorer og opplysninger for de tre delelementene av personalomsetningen.

Datagrunnlag for kalkyle av Avviklingskostnader:

· enhet/enheter i virksomheten som kalkylen skal omfatte og antallet ansatte i enheten/enhetene ved begynnelsen og slutten av den perioden kalkylen skal omfatte

· antallet personer som har sluttet i det aktuelle tidsperspektivet (normalt: år) ved denne/disse enhetene, hvilke stillingskategorier tilhørte personene og på hvilket lønnsnivå (gj.snitt eller pr. stillingskategori) befant de seg (gjelder ikke ansatte som har sluttet for å gå over i annen stilling i virksomheten)

· eventuelle praksis m.h.t. sluttvederlag og størrelsen på slikt vederlag

· tid som går med til administrasjon av en avviklingen og ca. timesats for den/dem som behandler avviklingen

· konkrete tall for bortfall av produksjon som følge av ledighet i stillingen dersom dette er en aktuell problemstilling og dersom det er mulig å skaffe slike tall, alternativt hvor lang tid går det i gjennomsnitt fra en ansatt slutter til en annen begynner (vakansetid) og ca. timesats for den som slutter

· tapt produksjon i avviklingsperioden hos den som skal slutte i form av et anslag for redusert aktivitet i forhold til normalaktivitet over et anslått tidsperspektiv.

Datagrunnlag for etterkalkyle Anskaffelseskostnader:

· annonsekostnader, dvs. antallet annonser og kostnader pr. annonse

· kostnader for andre søkeveier, for eksempel besøk ved høyskoler eller lignende, lunsj/middag for søkere eller lignende

· tid som går med til intervju, utvelgelse og annet tilsettingsarbeid, og ca. timesats for dem som deltar i slikt arbeid

· kostnader for reise, opphold og kosthold for søkere til ledige stillinger

· tid for administrasjon av rekrutteringen og ca. timesats for den/dem som utfører administrative oppgaver.

Datagrunnlag for Opplæringskostnader:

· tid som går med til formell introduksjon i bedriften og ca. timesats for den nyansatte og for andre som deltar i introduksjonsprogrammet

· tid som går med for opplæring dersom det er en forutsetning for å kunne utføre jobben etter nytilsettinger og ca. timesats

· eventuelle kurskostnader knyttet til opplæring for å kunne gjennomføre jobben

· tid som går med til fadder/ veileder/veileder og ca. timesats for slike stillinger

· eventuelle konkrete tall for tapt produktivitet under opplæring, eventuelt tall i form av vikarkostnader, overtid eller lignende.

Metoder og verktøy

Vi benytter følgende metoder og verktøy innen kompetanseøkonomisk praksis:

· Ti gode råd

· 9-punktsmetoden

· Ballongmodellen

· Økonomiske metoder

· Regneark

Dette tilbyr vi deg å ta i bruk i egen virksomhet gjennom læringsprogrammer levert av ECONman Personaløkonomisk Senter.

Avvikling og anskaffelse av humankapital

Kostnadene ved personalomsetning er ofte undervurdert. Når en ansatt slutter i jobben fører det alltid til et tap av produksjon som sjelden blir synliggjort. Samtidig mangler det fortsatt mye på forståelsen av de økonomiske konsekvensene ved anskaffelse av mennesker som produksjonsressurs. Når virksomheten anskaffer en maskin som representerer den samme investeringskostnaden som anskaffelsen av et menneske, er økonomien en viktig faktor for å kunne gjøre en fornuftig beslutning i et langsiktig perspektiv. En ansettelse blir av mange sett på som en rutinemessig prosess, der tanken på at personen over tid representerer en betydelig kostnad og samtidig skal være en lønnsom investering for virksomheten, ofte er fjern.

Fordi rekrutteringskostnadene kan variere relativt mye avhengig av hvilken personalkategori den gjelder, kan det være hensiktsmessig med en oppdeling av rekrutteringer i flere kategorier.

Det bør skilles mellom omsetnings- og ekspansjonsrekruttering. Det kan naturligvis være mange interessante aspekter å belyse gjennom kostnadskalkyler knyttet til rekruttering som gjelder økningen av antallet ansatte, men ofte skjer personalomsetning for å erstatte ansatte som av en eller annen grunn slutter i virksomheten.

Kilder til forståelse

Personalomsetningsøkonomi henter sin styrke fra forskning om forskjellige sider ved turnover og fra økonomiske modeller og metoder. Sammen belyser de to sammenhenger mellom personalomsetningens betydning for produksjonen og arbeidsprosessene og økonomiske resultater for virksomheten. Det er dette vi gjør nytte av i arbeidsmiljøøkonomisk teori og praksis. Følgende kan belyse noen økonomiske aspekter ved personalomsetning:

1. I USA er det for noen år siden foretatt undersøkelser som viser at ”Total Cost of Turnover of a Professional or Managerial Employee” tilsvarer ca. 2,4 x brutto gjennomsnittslønn. Dersom vi antar at dette skulle gjelde din virksomhet med en personalomsetning på 28 personer, og gjennomsnittlig brutto lønn inkl. arbeidsgiveravgift er på ca. 340 000 kr/år, vil denne tilnærmingen bety at kostnader for turnover ligger nær 23 mill. kr. (Kr 340 000 x 2,4 x 28). Antakelig er 2,4 x gj.sn. lønn et for høyt tall å anvende på norske forhold.
(Spencer, Lyle M. Jr.: ”Calculating Human Resource Costs and Benefits. Cutting Costs and Improving Productivity” Wiley & Sons1986.)

2. I en artikkel fra Manpower Bulletin om ”Labour Turnover 1998” i Singapore er kostnadene for hver turnover antydet å ligge på mellom $50 000 og $100 000.

3. ECONman Personaløkonomisk Senter benytter en modell for kostnader ved turnover der vi kalkulerer hvert enkelt element innenfor de tre kostnadsområder; avviklingskostnader, anskaffelses- eller rekrutteringskostnader og opplæringskostnader. (Sandervang, Arne: ”Personaløkonomi …for helhetens skyld. Personalomsetningsøkonomi”. Hefte 2, Kommuneforlaget AS, Oslo 1997).

4. I tillegg til å styre og følge opp kostnadene ved turnover vil det være interessant å følge opp arbeidet med avvikling og rekruttering på årlig basis i forbindelse med omstilling ved hjelp av nøkkeltall. For eksempel nøkkeltall for

· antall som har sluttet i forhold til gjennomsnittlig antall ansatte
over året x 100 %

· totale turnoverkostnader\totale personalkostnader x 100 %

· gjennomsnittlig kostnad\erstatningsrekruttering

· gjennomsnittlig kostnad for å lære opp nyansatte (introduksjon og
opplæring for jobben)

· gjennomsnittlig vakanstid ved turnover

· antallet frivillige avganger i forhold til totalt antall ansatte.

Ansvaret

Det overordnede ansvaret for personalomsetningen ligger hos arbeidsgiveren. Hensiktsmessig økonomisering med satsninger på en fornuftig personalomsetning vil bidra til fornøyde medarbeidere og en optimal lønnsomhet for virksomheten. Personalomsetningsøkonomien er virkemiddelet.

Lykke til med personalomsetningsøkonomisk praksis i din virksomhet!